Cómo se configura HubSpot para un nuevo país¶
Esta página explica el proceso de onboarding de un distribuidor o dealer al CRM. El equipo digital es quien ejecuta la configuración — el equipo comercial TVS recopila la información del país y la coordina.
Lo que necesitas recolectar del país¶
Antes de pedirle nada al equipo digital, debes tener esto claro con el distribuidor o dealer:
- Lista de asesores de ventas — nombre completo y correo electrónico de cada uno
- Lista de supervisores — nombre completo y correo electrónico
- Matriz de asignación — cómo quieren que el sistema distribuya los leads
Quién crea los usuarios
El equipo digital es el único que puede crear usuarios en HubSpot. El distribuidor o dealer no puede hacerlo por su cuenta. Cuando el país necesite agregar o eliminar un asesor, debe pedírselo al equipo comercial TVS, quien lo tramita con el equipo digital.
El proceso paso a paso¶
1. Recolectar la lista de usuarios¶
Pídele al distribuidor que te envíe la lista con nombre y correo de cada persona que necesita acceso. Hay dos roles:
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Asesor de ventas | Ver y gestionar sus propios leads, mover negocios en el pipeline |
| Supervisor | Ver los leads de todo su equipo/dealer, acceso a reportes del dealer |
2. Definir la matriz de asignación¶
El motor de asignación determina cómo los leads se distribuyen entre dealers. Cada país puede funcionar diferente — lo importante es que el país te diga claramente cómo quiere recibir los leads. La jerarquía base es:
flowchart TD
A[Lead entra] --> B{¿Seleccionó dealer?}
B -- Sí --> C[✅ Dealer seleccionado]
B -- No --> D{¿Tiene ciudad?}
D -- Sí --> E[✅ Dealer de esa ciudad]
D -- No --> F{¿Tiene estado/región?}
F -- Sí --> G[✅ Dealer de ese estado]
F -- No --> H[Distribución aleatoria en el área]
H --> I{¿Sin match?}
I -- Sí --> J[📥 Fallback Team]Debes definir con el país:
- ¿Por dónde quieren que entre la asignación? (dealer seleccionado, ciudad, estado)
- ¿Qué dealers atienden qué zonas? — la tabla completa
- ¿Quién es el Fallback Team? — el equipo que recibe los leads sin match
| Dealer | Ciudades que atiende | Estados que atiende |
|---|---|---|
| Dealer A | Ciudad 1, Ciudad 2 | Estado 1 |
| Dealer B | Ciudad 3 | Estado 2, Estado 3 |
| Fallback | — | Recibe todo lo sin match |
3. Pasar todo al equipo digital¶
Con la lista de usuarios y la matriz lista, le pasas todo al equipo digital para que configure el sistema. Ellos:
- Crean los usuarios y envían las invitaciones por correo
- Configuran el motor de asignación según la matriz
- Conectan las fuentes de leads si las hay (Meta, web, etc.)
4. Confirmar que el país recibió las invitaciones¶
El equipo digital envía invitaciones por correo a cada usuario. Haz seguimiento con el país para confirmar que las recibieron y completaron el registro. Es común que se vayan a spam.
5. Coordinar la capacitación¶
Una vez todo configurado, toca capacitar al equipo del país. El contenido mínimo:
- Cómo acceder a HubSpot y navegar la plataforma
- El Customer Journey — de dónde vienen los leads y cómo llegan
- Cómo gestionar el pipeline (mover etapas, campos obligatorios)
- Cómo crear walkins correctamente
- Cómo leer los reportes en Metabase
Esta wiki es tu material de capacitación
La sección Dealers y asesores está pensada exactamente para este momento. Compártela con el país como referencia durante y después de la capacitación.